Wat kost een beursdeelname?

Maar ook als ervaren deelnemer aan beurzen is het goed om van tijd tot tijd een overzicht van de beursdeelname kosten te maken. Wat zijn reële kosten voor bijvoorbeeld een beursstand, strandhuur, de inzet van personeel en bijkomende promotie?

Kosten Beursdeelname

De kosten van een beursdeelname zijn afhankelijk van een vele factoren. De meeste bepalende daarin zijn:

1. Vierkante meterprijs (standhuur) van de beurs – deze variëren van 175-350 euro per meter
    
2. Is de beurs in Nederland of in het buitenland – Een beurs in het buitenland werkt (sterk) kostenverhogend.

Hoewel het moeilijk is om een eenduidig antwoord te geven op de vraag wat een beursdeelname kost (dit omdat er nogal wat verschillende factoren zijn die hierin een rol spelen) zijn hier zeker goede richtlijnen in te geven. In dit artikel enkele handvatten om de kosten van een beursdeelname snel met redelijke zekerheid te kunnen becijferen én tips om kosten te besparen.

Om inzicht te krijgen in de verschillende kosten die samenhangen met een beursdeelname kun je de volgende formule hanteren:

• 35% van de kosten zijn voor het huren van een stand locatie (m2) 
• 35% van de kosten zijn voor standbouw/beursstand
• 15% voor personeelskosten incl. reis en verblijfkosten
• 15% voor de promotie/marketing rondom de beurs (mailingen, advertenties, premiums etc.)

Standhuur X 3 = totaalprijs beursdeelname

Om een goede inschatting van de totale kosten van jouw beursdeelname te krijgen, hanteer je het grofweg de volgende rekensom: Neem de kosten voor het huren van alleen de standruimte, en vermenigvuldig dit met een factor 3.

Natuurlijk is dit een richtlijn. Deze is gebaseerd op beursdeelname in Nederland of direct omringende landen. In dergelijke landen zijn de kosten qua beurststand en standbouw vergelijkbaar, waardoor bovengenoemde formule aardig blijkt te kloppen.

Bij beurzen in het buitenland zullen de reis- en verblijfkosten hoger zijn. In sommige landen kan ook de standbouw veel duurder zijn (bijvoorbeeld USA lees hiervoor ook deelnemen aan beurzen in de USA)

Standhuur: kosten per meter

Beursdeelname gaat niet zonder het huren van vierkante meters. In de Benelux bedragen de kosten hiervan tussen de 175-350 euro (B2B beurzen). Dat betekent dus dat je voor een stand van 20m2 gemiddeld zo’n 5000 euro betaald voor een “kale oppervlakte”. ­

Volgens de bovenstaande formule “standhuur X 3 = totaalprijs” zullen de kosten van je beursdeelname dus rond de 15.000 euro uitkomen.

Rekenvoorbeeld kosten beursdeelname 20 m²:

• Standhuur 20m2: (250 euro/ m²) : € 5000
• standbouw: (250 euro/ m²) : € 5000
• Personeelskosten (salariskosten incl. reis en verblijfskosten): € 2000
• Promotie rondom de beurs (mailings, advertenties, premiums etc.): 2000
• Totaal: € 15.000

Kosten van standbouw/beursstand

In bovenstaand voorbeeld gaat 35% van de totale kosten van de beursdeelname naar standbouw. Gemiddeld wordt er voor standbouw een bedrag gerekend tussen de € 200,- en € 300,- euro per vierkante meter. In de meeste gevallen kun je daarmee iets moois en goeds kunnen realiseren. 

Natuurlijk is ook dit weer een richtlijn.  Er zijn worden ook beursstands gebouwd die een veelvoud van dit bedrag kosten. Soms tot wel 1.000 euro per meter. In dat geval gaat het meestal om prestigieuze objecten met een zeer bijzonder design.

Aan de andere kant kunnen de kosten ook lager zijn als 200 euro per meter. Dit is het geval als een modulaire stand op meerdere beurzen wordt ingezet waardoor de investering kan worden uitgesmeerd en de kosten per beurs lager zijn.

Ook als wordt gekozen voor een “standaard standbouw stand” zullen de kosten van de beursdeelname een stuk lager liggen. De uitstraling en het effect van je beursdeelname zal met een standaard stand echter wel (veel) lager zijn. 

Modulaire stands

Tip1: maak gebruik van modulaire stands

Als je meerdere keren per jaar exposeert dan kun je flink besparen op je standbouw en beursstand kosten door je stand te laten ontwerpen op basis van een modulair stand systeem.

Omdat deze systemen (dit in tegenstelling tot houtbouw) herbruikbaar zijn en veel sneller zijn op te bouwen bespaar je zowel op de huur of aanschafkosten als op de opbouwkosten. 

Bijkomend voordeel is dat modulaire stands “groener” en “duurzamer” zijn omdat deze honderden keren gebruikt kunnen worden. 

Modulaire beursstands kun je zowel kopen (interessant als je deze vaker dan 3 keer gaat gebruiken) of huren.

Tip2: “self build” beursstands

Nog meer ga je besparen als je kiest voor een stand die je zelf (in eigen beheer) kunt opbouwen. De kosten voor een standbouwer bestaan voor een groot deel uit “manuren”. Deze bespaar je als je zelf je stand opbouwt en afbreekt. 

Kijk wel goed welk systeem je kiest voor beursstand van je keuze want niet elk systeem is even geschikt om in eigen beheer op te bouwen. Natuurlijk hangt dit ook af van de grootte van de stand en van de capaciteiten en mogelijkheden van je team.

Bedenk ook hoe je jouw stand gaat vervoeren. Sommige stands en standsystemen zijn (in koffers) te vervoeren in een stationwagen terwijl je voor andere stands toch echt een bus nodig hebt.

De besparing met een “self build” stand van bijvoorbeeld 20-30 vierkante meter bedraagt echter zomaar 1500-2000 euro per beursdeelname.

Personeelskosten?

Nou kun je omtrent de post “personeelskosten” natuurlijk discussiëren over het deel salariskosten in deze post.

Vaak wordt geredeneerd dat de mensen die betrokken zijn bij de beursdeelname (marketing – verkoop – facilitair) toch al in dienst zijn en dus worden betaald. En om die reden worden de salariskosten niet of slechts gedeeltelijk meegenomen in de kostenberekening. Of dit nou juist of niet, in de berekening heb ik deze post wel meegenomen.

Promotiekosten

Om maximaal effect van je beursdeelname te realiseren is promotie rondom je beursdeelname zeer aan te raden. Denk daarbij aan uitnodigingen, emailingen, advertenties in de beurscatalogus, premiums om weg te geven etc. etc.