Planning beursdeelname: het ultieme stappenplan

Planning beursdeelname: 12 maanden voor de beurs

Een jaar voor een beursdeelname al beginnen aan de voorbereidingen lijkt erg vroeg. Maar vergis je niet: een jaar is zo voor bij en wacht je te lang, dan loop je achter de feiten aan. Wat kun je 12 maanden voor de beurs zoal doen?

Kijk naar de beurs of beurzen waar je het komende jaar wilt staan. Vraag informatie op en verdiep je bij interessante evenementen in bezoekersaantallen, het soort bezoekers, de geschiedenis van de beurs, ervaringen van eerdere standhouders etc. Bepaal aan de hand van deze informatie waarom je er wel of niet wilt staan.

Kijk ruim van tevoren ook naar de te verwachte opbrengsten (ROI) van verschillende beurzen? Deze opbrengsten kunnen zowel direct (verkopen, leads) als indirect (naamsbekendheid, goodwill) zijn.  Maak ook al een eerste schatting voor het budget dat je in een beurs wilt steken. Bij welke opbrengst kom je uit de kosten?

9/6 maanden voor de beurs

Zo’n 9 maanden voor de beurs is het moment om knopen door te hakken. Kies de beurs of beurzen waar je echt wilt staan en reserveer standruimte. Denk van te voren goed na waar je wilt staan en kies bewust. Bepaal tevens je beursdoelen. Deze kunnen per beurs en zijn bezoekers verschillen.

Maak ook een opzet voor een communicatieplan, of misschien heb je nog een oud plan liggen dat je kunt hergebruiken. Hoe meer ruchtbaarheid je geeft aan je beursdeelname, hoe meer aandacht je krijgt. Begin hier dus op tijd mee.

Ook doen: breng de concurrentie in kaart. Welke partijen staan er nog meer op de beurs, of deden mee aan vorige edities? Weet tegen wie je het opneemt, in de strijd om de aandacht van de bezoeker.

Neem je deel aan een internationale beurs, besteed dan aandacht aan de logistiek speciale aandacht. Wellicht moet je een stand laten verschepen en ter plaatse laten opbouwen. Regel dit alvast.

6 maanden voor de beurs

Met een opvallende weggever trek je bezoekers naar je beursstand. Maar wat is een originele giveaway? Denk er alvast over na en vraag bij verschillende partijen offertes op, zodat je dit niet op het laatste moment hoeft te doen.

Kijk verder kritisch naar je beursstand en de mensen die je op de beurs wilt bereiken. Zorg dat het design je belangrijkste boodschap maximaal ondersteunt. Twijfel je, ga dan in gesprek met je standbouwer en bespreek de mogelijkheden. Bij serieuze partijen kun je ook altijd een beursstand huren. Houd dat als optie in het achterhoofd.

Op een beurs wil je beschikken over actueel drukwerk en promomateriaal. Inventariseer of dit aanwezig is, of dat er nieuwe folders, brochures  en poster moeten komen. Schrijven, ontwerpen en drukken kost tijd.

6/3 maanden voor de beurs

De beurs komt in zicht. Bepaal zo’n maand of 6 tot 3 voor de beurs welke medewerkers je mee wilt nemen. Wil je externe krachten inzetten, neem dan contact op met een bemiddelaar. 

Om het maximale uit je beursdeelname te halen kun je de standbemanning laten trainen. Vraag offertes op bij verschillende trainers, kies een opleider en plan een datum in, waarop iedereen kan.

Wil je technisch en audiovisueel uitpakken op de beurs? Inventariseer dan of je beschikt over voldoende apparatuur, of dit eventueel moet huren. Ook hier loont het weer om verschillende offertes aan te vragen. 

Bij internationale beurzen krijg je te maken met reis- en overnachtingskosten. Boek ruim van te voren een hotel en reserveer vliegtickets. Hoe langer je wacht, hoe groter de kan dat je achter het net vist.

Begin vanaf zo’n week of 12 voor de beurs met je pre-show marketing. Warm bestaande en nieuwe klanten op voor je beursdeelname, bijvoorbeeld via social media, je website en e-mail nieuwsbrief.

1 maand voor de beurs

Voer de frequentie van de pre-show marketing op zodra de beurs dichterbij komt en wees altijd waardevol voor je lezers, anders haken ze af. Geef bijvoorbeeld vrijkaarten weg voor de beurs. Of wek nieuwsgierigheid met de sneak-preview van een product  of dienst die je op de beurs lanceert.

Denk ook na over post-show materialen, zoals follow-up e-mails en brochures die je na de beurs naar geïnteresseerden kunt sturen. Als je die vooraf maakt kun je na het evenement veel sneller schakelen. Je bent dan bovendien nog ‘top of mind’ van geïnteresseerden. 

Organiseer de training voor je beurscrew, zodat ze enthousiast en gedreven in de beursstand staan.

Controleer alle gemaakte afspraken met tussenpartijen en stel een definitief reisschema op.

Plan verder meetings in met andere beursbezoekers, standhouders en klanten. Op een beurs bevinden zich heel veel waardevolle mensen op een kleine oppervlakte. Zorg dat je de belangrijksten te pakken krijgt. 

1 week voor de beurs

Sta je op internationale beurs? Bespreek dan de laatste details met de transporteur van je stand en eventueel externe standbouwers. Zorg dat alle betrokkenen weten wanneer de spullen op hun locatie aankomen. 

Plan een laatste afspraak in met je beurscrew en zorg dat iedereen weet wat er van hem of haar gevraagd wordt.

Houd een todo-lijst met aandachtspunten bij en noteer alles wat je te binnen schiet. Wat op papier staat kun je niet meer vergeten.

Tijdens de show

Bereid je op de beurslocatie goed voor op het evenement en lees de laatste instructies grondig door. Stel ter plekke – of in aanloop naar de beurs – een lijst samen met de contactgegevens van belangrijke aanspreekpunten. Zorg ook dat de lijst met de contactgegevens van collega’s up-to-date is.

Netwerk en kom in contact met zoveel mogelijk interessante mensen. Er gaat niets over de gun-factor, dus laat je zien en horen.

Gebruik je aanwezigheid op de beurs ook voor concurrentieonderzoek en bekijk wat collega´s goed of juist minder doen. Probeer daarnaast trends te ontdekken en noteer ze. Op een beurs krijg je een uitstekend gevoel van wat er speelt in jouw branche.

Richt je tijdens de beurs niet alleen op verkopen, maar probeer ook in contact te komen met toekomstige geïnteresseerden. Achterhaal hun contactgegevens en neem na de beurs contact met ze op, om de interesse verder aan te wakkeren.

Na de show

Volg leads op, per post, e-mail, telefoon en tijdens een persoonlijk gesprek bij de leads die het meeste potentieel hebben.

Kijk na je beursdeelname ook kritisch naar je uitgaven en het geschatte budget. Komen ze overeen of zijn er grote verschillen? Evalueer op basis van de gegevens die je kunt achterhalen het succes van de beurs en of je volgend jaar weer wilt deelnemen.

Goede planning onmisbaar voor een succesvolle beursdeelname

Ga bij de planning voor een beursdeelname niet over een nacht ijs. Begin ruim van tevoren met de voorbereidingen en gun jezelf de tijd om bewust keuzes te maken. Zo voorkom je stress, werk je doelgerichter en haal je echt het uiterste uit elke geïnvesteerde euro. Met dit praktische stappenplan  maak je een vliegende start.