Checklist stand bemanning: wat iedere exposant moet weten

Een publieks- of vakbeurs is de ideale omgeving om snel in contact te komen met potentiële klanten. Waar anders bevinden zich zoveel geïnteresseerden op zo’n kleine oppervlakte? Dat ze er zijn wil echter niet zeggen dat ze bij jou kopen. Althans niet vanzelf.

Een overtuigend en onderscheidend verhaal is de eerste stap voor beurssucces. Een opvallende beursstand, die je doelen en boodschap duidelijk communiceert is eveneens onmisbaar. En dan komen we bij het personeel.

De standbemanning is van doorslaggevend belang voor het slagen van de beurs. Zij komen in contact met honderden prospects. Elke interactie is een kans om de beeldvorming en aankoopbeslissing te beïnvloeden. Met deze checklist train je je standbemanning, zodat ze optreden als echte vertegenwoordigers van jouw bedrijf.

Checklist standbemanning: bepaal doelen en verantwoordelijkheden

Wat is je belangrijkste doel voor de vakbeurs? En over welke vaardigheden, capaciteiten en kennis moet je standbemanning beschikken om die doelen te behalen? Denk daar vooraf goed over na en selecteer er de juiste mensen bij.

Bespreek je verwachtingen ook met elkaar, individueel en als groep. Zo weet iedereen wat van hem of haar wordt verwacht.

Zorg voor een sluitende planning

Plan van tevoren de bezetting van je beursstand, want medewerkers zijn nooit altijd aanwezig. Misschien hebben ze pauze, afspraken met andere deelnemers of voeren ze gerelateerde werkzaamheden uit.

Leg de agenda’s vooraf naast elkaar en maak een zo goed mogelijk planning. Bouw de mogelijkheid in om er – zo nodig – ter plaatse gedeeltelijk van af te wijken.

Bedenk wat je met de pers doet

Om de aandacht te vestigen op je beursdeelname kun je nieuws creëren. Lanceer bijvoorbeeld een product, of verzin een originele beursactie die de aandacht trekt.

Bedenk vooraf hoe je met eventuele interesse van de pers omgaat. Heb je een PR-medewerker, zorg dan dat iedereen dit weet en zijn of haar contactgegevens heeft.

Bepaal ook wie je desgevraagd laat interviewen en denk van tevoren na over korte, bondige antwoorden. Helemaal als het interview gefilmd wordt wil je snel ter zake komen.

Lees de beursbrochure en bestudeer de do´s en dont´s

Elke beurs heeft zijn eigen regels en voorschriften. Lees voor je deelneemt de beursbrochure goed door en zet de belangrijkste punten op een rij. Deel deze met je beurscrew, zodat iedereen weet waar hij aan toe is.

Organiseer een producttraining

Aandacht is schaars op een vakbeurs. Heb je eenmaal de aandacht van een bezoeker, dan wil je die snel verzilveren. Dit kun je trainen.

Bepaal voor de beursdeelname welke producten en diensten je onder de aandacht brengt. Bepreek dit met je team en laat ze ermee oefenen. Zorg dat alles duidelijk is en ze klanten in korte tijd kunnen overtuigen.

Denk er ook over na wie verantwoordelijk is voor welk product. Je kunt verschillende standleden toewijzen aan hun eigen ‘afdeling’. Reserveer je daar een fysieke ruimte voor in de stand, dan kunnen medewerkers snel schakelen en bezoekers onderling overdragen.

Organiseer een salestraining

Naast een producttraining is het verstandig om een salestraining te organiseren. Je wilt tenslotte zoveel mogelijk rendement halen uit de beurs.

Tijdens een salestraining leert je standbemanning het maximale te halen uit een kort verkoopgesprek, zonder opdringerig over te komen. Zo kun je oefenen met openingszinnen, beter leren luisteren en het stellen van open vragen (http://www.beursstand.nl/de-beste-open-vragen-op-de-beurs/).

Bedenk een systeem voor leads

Een belangrijke punt tijdens een beursgesprek is het snel identificeren van leads. Ook dit kun je oefenen, door het aanleren van gerichte vragen. Neem hier de tijd voor en ga er niet zomaar vanuit dat iedereen dit kan.

Wil je contactgegevens overzichtelijk in kaart brengen, gebruik dan ‘leadcards’. Hierop vermeld je de contactgegevens van een gesprekspartner, de organisatie waar hij of zij voor werkt en andere relevante data. Leadcards zijn zowel digitaal als op papier beschikbaar. Oefen voor de beurs met het invullen van de gegevens, zodat het ter plaatse snel en correct gebeurt.

Checklist standbemanning: een goede voorbereiding is het halve werk

Met de juiste voorbereiding levert een beursdeelname ontzettend veel op, zoals: leads, klanten en meer naamsbekendheid. Je standbemanning speelt een cruciale rol bij dit succes. Zij vertegenwoordigen jouw bedrijf en elk gesprek dat ze voeren heeft invloed op een potentiële klant.

Kies de juiste mensen voor je beurscrew op basis van je doelen. Maak iedereen duidelijk wat zijn of haar rol is en bereid ze daar met gerichte training op voor. Volg je de tips in deze ‘Checklist standbemanning’ consequent op dan word je volgende beurs een groot succes.