Plan voor beurzen en beursdeelname

Je hebt volop wensen en ideeën voor je aanstaande beursdeelname maar het ontbreekt je simpelweg aan tijd, kennis of ervaring deze om te zetten in een goed en doordacht beursdeelname-plan. Wij helpen je graag met een beursplan. Hieronder geven we een korte weergave van het plan, zodat je zelf alvast aan de slag kunt met het voorbereiden van de beurs.

Doelstellingen van je beursdeelname

In dit deel van het beursplan geef je de doelstellingen weer die je als organisatie wilt bereiken met de beursdeelname. De doelstellingen die hier in kaart gebracht worden zijn de imago doelstellingen, de ondernemingsdoelstellingen in combinatie met de beurs of de marketingdoelstellingen.

Presentatie en lay-out van de stand

Beschrijf de inhoud van de stand. Hoe is de stand opgebouwd, waarmee worden bezoekers overgehaald om bij jouw stand te komen kijken. Wat zijn de mogelijkheden en creatieve gedachten om jouw beursstand de juiste invulling te geven? De adviseurs van Expo Display Service helpen je graag op weg. 

Beschrijving van de projectgroep en promotiemateriaal

In dit deel van het beursplan geef je weer wie (intern) betrokken worden bij het organiseren of uitvoeren van de beursdeelname. Wie is waarvoor verantwoordelijk en wanneer de deadline is.  Welk promotiemateriaal wil je meenemen? Hoeveel van het promotiemateriaal nemen we mee en is dat nog voldoende beschikbaar? 

Afstemmen op bezoekers

Wat is het exacte bezoekersprofiel? Met welke reden komen mensen naar een beurs, willen ze deals sluiten of zoeken ze slechts informatie? Welke media besteden aandacht aan het evenement? Welke andere deelnemers zijn er op het evenement te verwachten? Wat is het aantal bezoekers, en daarmee hoeveel mensen kan je bij de stand verwachten? Op basis van al deze gegevens kan bijvoorbeeld het promotiemateriaal afgestemd worden, kunnen de juiste mensen in de stand geplaatst worden en kan de standbemanning getraind worden.

Budgettering

In dit deel van het plan beschrijf je alle die nodig zijn voor de deelname aan een beurs. Kosten waar je in ieder geval rekening mee moet houden zijn huur van de materialen, huur van de beursvloer, loonkosten en de eventuele training van de medewerkers,kosten van promotiematerialen. Denk ook aan de extra kosten die de standbemanning met zich meebrengt (bv. eten, drinken, verblijfskosten, entreekaarten en reiskosten), kosten voor beurscatalogus-opname, uitnodigingen, advertenties en bedankkaartjes achteraf. 

Wist je dat je op standbouw ook kunt besparen? Door gebruik te maken van de flexibele, modulaire stands van Expo Display Service hoeft je maar één keer te investeren in een modulaire stand en bespaar je dus veel tijd en geld. 

Planning van de beursdag(en)

Wie doet wat op de dag zelf, wanneer gebeurd het, wie is verantwoordelijk en op welke tijden moet de standbemanning aanwezig te zijn. Ook moet er gezorgd worden dat de stand opgebouwd wordt. De bemanning van de stand moet de benodigde informatie hebben en de beursmappen moeten gereed zijn. Maak voor iedereen afzonderlijk ook een checklist, met daarop zijn/haar taken en verantwoordelijkheden. Een persoonlijke checklist voorkomt misverstanden en schept duidelijkheid over verantwoordelijkheden.

Nazorg van de beursdeelname

Belangrijk zijn bedankjes aan contacten, evaluatie met alle intern betrokkenen, en het beoordelen of de doelstellingen behaald zijn. Leads en afspraken die op de beurs gemaakt zijn moeten tijdig opgevolgd worden. 

Voor iedere organisatie zijn er weer andere of extra aandachtspunten, maar bovenstaand stramien kan gevolgd worden, zodat je niet snel zaken over het hoofd ziet. Ga per actiepunt na of er voor jouw organisatie nog aandachtspunten toegevoegd dienen te worden.